Könyvelőknek lépésről-lépésre 2. – Beszámolók előkészítése, konvertálása az elekronikus beküldéséhez
Szerző: Könyvelőiroda Pécs | Kategória: Cégbíróság, Könyvelőiroda Pécs, SzámvitelTovábbra is nagy hullámokat ver könyvelői fórumokon a beszámolók elektronikus beküldésének
2009. május 1-e utáni rendje. Újabb adminisztratív többletteher a zárások miatt egyébként is meggyötört könyvelők, könyvelőirodák vállán. Könyvelőirodánk a kollégák munkájának megsegítése érdekében elkészített egy újabb útmutatót, melyben képekkel illusztrálva megmutatjuk, miként kell a dokumentumainkat küldhető (.PDF) formátumban konvertálni.
És lehetőség van arra is, hogy a teljes bejegyzést kinyomtassák, vagy email-ben ismerőseiknek elküldjék, és lépésről-lépésre haladva meg fogják oldani a problémákat.
Az útmutató első részében megmutattuk, hogy miként kell telepíteni a konvertáláshoz szükséges PDF Creator nevű alkalmazást. Feltételezzük, hogy ez sikeresen megtörtént (aki még nem lenne túl rajta, annak nem késő, hogy pótolja, csak erre a linkre kell kattintania: PDF Creator telepítése – magyar nyelvű útmutató.
Gyakorlatilag mindegy, hogy milyen fájl áll rendelkezésünkre, milyen formátumban adja a könyvvizsgáló jelentését kicsi kezünkbe, néhány lépéssel, néhány kattintással a kívánt formátumba hozhatjuk őket (nem a könyvvizsgálót – a beszámolónk fájljait! 
)
FIGYELEM! Azt semmiképpen nem ajánljuk, hogy a kapott dokumentumokat tegyék be a szkennerbe – mondván, az is .pdf formátumot hoz létre! Ez a fajta eljárás kifejezetten tilos, a jogszabály külön kitér rá. (Ennek az az egyszerű magyarázata, hogy nem az adatok kerülnek másik adatformátumba, hanem a szkenner „lefényképezi” a dokumentumot, és ebből a képből csinál másik adatokat.)
1. A Windows Intézővel, vagy a gyakorlottabbak a Total Commander fájlkezelővel hozzanak létre egy mappát, ahova egy helyre összegyűjthetik egy adott cég valamennyi beküldendő fájlját. Célszerű ezt azért is megtenni, mert nem kell a gépen össze-vissza keresgélni az egyes csatolmányok elküldéséhez, minden egy helyen van, továbbá lesz egy cégenkénti jó kis archívumunk, ami későbbi munkánkat is segítheti.
Pl. egy ajánlott fájlszerkezet:
UGYFELEK –> MINTACÉG1–>BESZÁMOLÓK
—> MINTACÉG2–> BESZÁMOLÓK
A BESZÁMOLÓK mappába másoljuk be az illető cég mérlegét, eredménykimutatását, könyvvizsgálói jelentését, eredményfelosztási határozatát, kiegészítő mellékletét, mert ezekre lesz szükségünk a továbbiakban.
2. Feltehetően az előbb említett dokumentumaink Excel (.XLS), vagy Word (.DOC) formátumban lesznek, de, ha másban kapjuk, amit meg tudunk jeleníteni a számítógépünkön, akkor sem baj – az eljárás hasonló, vagy ugyanolyan. (Az említett két formátum a legelterjedtebb a könyvelőknél, könyvelőirodáknál, ezért ezeket mutatjuk be a továbbiakban.)
Nyissuk meg a szokásos módon a rendelkezésünkre álló Excel táblánkat (.XLS), vagy Word dokumentumunkat (.DOC). (Nálunk, a példánkban, ez a Mintacég mérlege.)
Mindkét dokumentumformánál azonos az eljárás!
A szokásos módon látjuk az oldalt, ha akarunk, akkor még most javítsunk benne, mert a .PDF fájlban már nem lehet javítani, ha elrontunk valami számot, akkor újra meg kell nyitni az excel-táblát, illetve a word-dokumentumot, és ott javítani kell, majd újragyártani a pdf fájlt.
3. Nyomjuk le a Ctrl és a P billentyűket egyidejűleg, aminek következtében egy nyomtatási tábla fog előbukkanni.
4. A felbukkanó Nyomtatás ablakban a Névvel egy sorban lévő, lefele mutató háromszögre kattintva megjelenik a számítógépünkre telepített nyomtatók listája egy legördülő ablakban. Válasszuk ki a PDF Creator elnevezésű nyomtatót (akinek más PDF nyomtató van telepítve, azt válassza ki).
Ha kijelöltük a szükséges PDF nyomtatót, akkor kattintás az OK feliratra.
5. Bejelentkezik a PDF Creator képernyője, ahol nekünk kell beírni a Dokumentum címét. FIGYELEM! A Dokumentumok címének megadása kötelező formátumú! Az előírás az alábbi:
- cegnev_merleg
- cegnev_eredménykimutatas
- cegnev_konyvvizsgaloi_jelentes
- cegnev_kiegeszito_melléklet
- cegnev_adozott_eredmenyfelhasznalas_hatarozat
FIGYELEM!
- a .pdf kiterjesztést nem kell beírni, azt a program fogja odahelyezni a végére
- a címekben ne használjunk ékezetet
- a „cegnev”-et kell helyettesíteni az illető cég nevével (pl. a Buznyák Ödön Kft.-t így írjuk be: buznyakodonkft, vagyis a mérleg esetén így fog kinézni az egész: buznyakodonkft_merleg)
A létrehozás, módosítás időpontját automatikusan beírja az alkalmazás, a többi részt pedig, ha akarjuk kitöltjük, ha akarjuk nem.
Ha az elkészülés után még egy gyógypillantást akarunk vetni hőn szeretett dokumentumunkra, immáron .pdf formátumban, akkor bejelölhetjük a „Mentés után megnyitás az alapértelmezett programmal” négyzetet, majd kattintsunk a Mentés feliratra.
6. Mentés helyeként a program felajánlja a Dokumentumkönyvtárat, ha akarjuk, fogadjuk el, de jobban tesszük, ha az első pontban létrehozott mappaszerkezetet hassználjuk, mert átláthatóbb lesz munkánk, és az a veszély sem fenyeget, hogy pl. az ötödik cégnél ötödször írjuk felül az első cég adatait… 
Kattintás a Mentés feliratra.
7. Ha bejelöltük a „Mentés után megnyitás az alapértelmezett programmal” négyzetet az előző pontban, akkor az alapértelmezett pdf-olvasónk megmutatja – immáron pdf formátumban -, hogy mit is műveltünk:
Az oldalt a szokásos módon (jobb felső sarokban piros X-re kattintva zárjuk be. A megfelelő, kiválasztott mappába el is mentettük ezzel a szükséges .pdf dokumentumot.
8. Minden előírt mellékletnél azonos módon kell eljárni. Ha mindent jól csinálunk (márpedig miért is ne csinálnánk jól?), akkor a legvégén, az adott cég könyvtármappájában összegyűlik valamennyi szükséges dokumentumunk, amit majd csatolnunk kell az elektronikus űrlaphoz.
Reméljük, hogy segítettünk!
A következő részben bemutatjuk, hogy milyen módon kell az elektronikus űrlaphoz csatolni az elkészített dokumentumokat, illetve hogyan lehet egy könyvelőprogramból közvetlenül – átalakítgatások nélkül elkészíteni a szükséges mellékletek egy részét.
Bejegyzések (RSS)
A PDFCreator segítségével könnyen lehet több különálló dokumentumból 1 PDF-et előállítani. Első lépés: a PDF-et kell PDF-be nyomtatni.
Részletesen: http:/www.xc.hu/ebesz/KZG-csomag
Tisztelt Cím!
Sokat segítenek! De még mindég van sok kérdésem.
-Muszáj a mérleget egy fájlban küldeni? Az általunk használt beszámoló kitöltő programpn külon lapon szerepelnek az eszközök és a források. Nem lehetséges-e például így:
cegnev_eszkozok
cegnev_ forrasok.
-A kiegészítő melléklethez szintén a beszámoló kitöltő programból szoktunk kinyomtatni táblázatokat /mutatók, tárgyi eszk., écs.,/, melyek formátuma fekvő, nehézkes az átalakítása állóvá úgy, hogy nyomtatható és átalakítható legyen pdf-re. Szórakoztunk már az átalakítással sokat, de még nem sikerűlt.
- Vagy most áljunk neki még új táblázatok létrehozására is? Nincs elég bajunk?
Kérem, adjanak ötletet fentiekre!
Köszönettel: Kovács Tamásné
Kedves Kovács Tamásné!
Köszönjük a szép szavakat!
1. Igen, kötelező egy fájlban, és kötelező a cegnev_merleg címadás is.
Az lehetséges, hogy két oldalra nyomtatja a program, de az csak nyomtatási formula. Valószínű, hogy a létrejövő .doc, vagy .xls dokumentum az egy fájl, és nem kettő.
Következő írásunkban kitérünk arra, hogy miként lehet közvetlenül, a programból egy dokumentumot készíteni a feladáshoz.
2. Az a pdf-nek (is) teljessen mindegy, hogy egy táblázat álló, vagy fekvő, így az átalakításnál sincs jelentősége.
Feltételezem, hogy itt is az a probléma, mint az előzőnél; több helyről, több különálló táblázatot készítenek, amit külön-külön nyomtatnak, és a végén egybefűzik.
Most annyi lesz az átalakítás előtt a megoldás, hogy a Ctr+C és Ctr+V módszerrel (másolás-beillesztés) egy dokumentumot hoznak létre, amit majd át fognak alakítani.
3. De. Van elég bajunk.
Nem kell új táblázatot alkotniuk, csak a meglévőket kell majd a számítógépen egybefűzniük. 
Ez nagyon vicces lesz, csak elképzelem, hogy odaadom a 16 karakteres azonosítót az ügyfeleknek, és ebből vajon hány utalás lesz hibátlan?
Ha rossz azonosítót adnak meg, vagy éppen kevesebb karaktert irnak be a közleményhez, vajon hogyan lehet elérni, hogy a befizetés mégis a helyére kerüljön, a másik kérdés, hogy mikorra történik ez meg?
Az is röhej, hogy a már nem használt Abev2006 programhoz van csak ez az űrlap.
De az biztos, hogy a beszámolók nagy többsége nem fog időben beérkezni, és ezeknek a zöme nem trehányság, hanem adminisztrációs útvesztés miatt fog keveregni.
Köszönöm, hogy vannak, nagyon hasznos információkat találok az Önök oldalain.
A fenti témával kapcsolatban számomra még mindig nem világos, hogy az aláírt beszámoló, könyvvizsgálói jelentés hogy kerül a számítógépemre, ha nem szkennelem? És nem kell fokozott biztonsággal aláírni sem?
Zsuzsa
Kedves Zsuzsa!
Köszönjük a dicséretet!
1. Nem az aláírt dokumentumok kerülnek a számítógépére (az sem kizárt, de ez most nem lényeg). A beszámolót a mérlegképes könyvelő állítja össze a könyvelési adatokból, és az ügyvezetés segítségével (könyvelőrókák: ugye senki nem röhögött fel a segítség szó láttán?
).
Ez azt jelenti, hogy a számítógépes formátum a gépen rendelkezésre áll (illetve a könyvvizsgálótól be kell vasalni lemezen, CD-n, pendrive-on).
Ezeket a dokumentumokat, úgy ahogy vannak, kell majd átalakítani, ahogyan azt cikkeinkben leírtuk, és feladni elektronikusan.
2. Aláírt (és itt az ügyvezető, képviselő illetve könyvvizsgáló által aláírt példányra gondolunk) példányunk úgy lesz ebből, hogy minimum egy példányt a hagyományos módon kinyomtatunk, cégszerűen aláíratjuk, és elássuk magunknak.
3. A beszámolót beküldő felelőssége az a törvény által, hogy a nála lévő (elásott) kézzel, papíron aláírt példányok adattartalma megeggyezzen az elektronikus formában tárolt, és beküldött dokumentumok adattartalmával.
4. Nem kell fokozott biztonsággal aláírni, a beküldés az Ügyfélkapunk, a Kormányzati Portálon keresztül történik, a szokásos módon. Május 1-e után ugyanez lesz igaz a MÁK igazolással kapcsolatban (ma még a MÁK-hoz kell a biztonsági aláírás, ezért nem is tudjuk tesztelni
)